Tugas softkill ke - 4 Pembahasan surat menyurat

     A.    Pengertian Surat dan Fungsi Surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.

Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.

fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

B.Syarat – syarat surat yang baik

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

C.Bahasa Surat

Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
-          Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-          Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-          Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…

Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.

Beberapa contoh kalimat penutup:

-          Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.

-          Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.

-          Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.

D.Bagian Surat

1. kepala surat       = bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau        kantor. kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.

2. tanggal surat      = dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan,sedangkan untuk              tanggal  dan tahun menggunakan angka arab dan tidak boleh disingkat.

3. nomor surat       = digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.

4. lampiran            = sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan         dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.

5. perihal/hal surat  = bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.

6. alamat                = meliputi alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.

7. salam pembuka  = bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam         surat.
8. isi surat             = pembicaraan inti dalam surat

9. salam penutup    = bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.

10. nama perusahaan/jabatan = dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga,sedangkan          nama jabatan digunakan untuk surat dinas.

11.  tanda tangan      = digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat               tersebut.

12.   nama terang       = nama jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang          menandatangani surat.

13. nama jabatan/NIP = digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas          pemerintah.

14. tembusan          = surat yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-         orang   yang ada hubungan dengan surat tersebut.

15. inisial                =singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.

E.Contoh Surat Resmi

SMA Negri 12 Mawar Mekar         

Jalan Mekar Selalu

No. Telp. (xxxx) xxxxxxx

_________________________________________________________________________

Mawar Mekar,  15 November 2014

No : 15/SMAN 12 Mawar Mekar/11/2014                                      

Lampiran : -

Perihal : Undangan

Yth.

Orang tua/Wali Murid Kelas XII

SMA Negeri 12 Mawar Mekar

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 12 Mawar Mekar Khususnya kelas XII. Maka pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami tercinta, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, Senin 17 November  2014

Pukul : 08.45 s.d. 12.45

Tempat : Sekolah SMAN 12 Mawar Mekar

Acara :  Rapat Kelulusan Kelas XII Tahun 2015

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                             

Kepala Sekolah

SMAN 12 Mawar Mekar

Ttd, 

Rohmat, S.Pd

F.Contoh surat Formal

Bekasi,15 November 2014

Sodaraku Dimas

Sokaraja Tengah

Banyumas

Assalammu’alaikum Wr.Wb.

Hallo Mas apa kabar kamu baik – baik saja kan?Aku sekeluarga di Bekasi dalam kondisi sehat wa’alfiat.Mudah – mudahan kabarmu baik juga seperti kabarku disini.

Lebaran tahun depan 2015 aku akan pulang kampung mas bersama keluargaku di bekasi karena keluargaku yang di bekasi ada acara hajatan (nikahan kakak sepupuh) tolong kabarin keluargaku juga yang di kampung mas supaya mereka pada tahu kalau tahun depan ada acara hajatan (nikahan).sudah dulu mas nanti aku kabarin lagi.

Sekian dulu surat dariku kapan – kapan kalau ada kesempatan kita sambung lagi ya suratnya.Balasan surat darimu sangat kutunggu sekali,salam hangat Didit.

Sahabatmu,

Didit Purnomo