A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat
Surat merupakan suatu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada
pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan
demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan
informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya,
surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud
dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui
surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan
percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada
lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau
dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut
dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
fungsi surat sebagai
salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal
ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan,
dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi
ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang
mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup
diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai alat bukti historis
Surat
merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai
bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan
atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai
wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan
sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan,
intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat
disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila
terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini
ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk
mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat
dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi
kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat
perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat
tenaga
Surat dapat
dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat
hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
B.Syarat –
syarat surat yang baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya
sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas
si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu
sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya
(tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga
memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat,
tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang
lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua
dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan
yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih
dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
C.Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan
bahasa surat di sini ialah bahasa yang
kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.
Bahasa
yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik
struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat
biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud
surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta
sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan surat ini
kami beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini kami
mohon bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini kami
kirimkan kepada Bapak…
Kalimat
penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir
surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat
itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus
yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat
sesungguhnya.
Beberapa
contoh kalimat penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
D.Bagian Surat
1. kepala surat = bagian surat yang
menunjukan ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau
kantor. kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.
2. tanggal surat = dimana penulisannya menggunakan huruf
untuk bulan,sedangkan untuk
tanggal dan tahun menggunakan angka arab dan tidak
boleh disingkat.
3. nomor surat = digunakan untuk surat-surat yang sifatnya
resmi dan dinas.
4. lampiran = sesuatu yang melengkapi
sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan
dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.
5. perihal/hal surat = bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk
mengenai masalah pokok surat.
6. alamat = meliputi
alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.
7. salam pembuka = bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu
pembicaraan dalam surat.
8. isi surat = pembicaraan inti dalam
surat
9. salam penutup = bagian surat yang menandakan bahwa surat telah
berakhir.
10. nama perusahaan/jabatan = dimana nama perusahaan digunakan untuk surat
niaga,sedangkan nama jabatan digunakan untuk
surat dinas.
11. tanda tangan = digunakan untuk mengetahui siapa
yang bertanggung jawab terhadap surat
tersebut.
12. nama terang = nama jelas orang yang betanggung
jawab terhadap surat /nama orang yang
menandatangani surat.
13. nama jabatan/NIP = digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan
dalam surat dinas pemerintah.
14. tembusan = surat yang dibuat dengan
tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-
orang yang ada hubungan dengan surat tersebut.
15. inisial =singkatan
nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.
E.Contoh Surat Resmi
SMA Negri 12 Mawar Mekar
Jalan Mekar Selalu
No. Telp. (xxxx) xxxxxxx
_________________________________________________________________________
Mawar Mekar,
15 November 2014
No : 15/SMAN 12 Mawar Mekar/11/2014
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth.
Orang tua/Wali Murid Kelas XII
SMA Negeri 12 Mawar Mekar
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan
para siswa siswi SMAN 12 Mawar Mekar Khususnya kelas XII. Maka pada surat kali
ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami tercinta, bermaksud mengadakan
studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun
acara tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal : Sabtu, Senin 17
November 2014
Pukul : 08.45 s.d. 12.45
Tempat : Sekolah SMAN 12 Mawar Mekar
Acara : Rapat Kelulusan Kelas
XII Tahun 2015
Demikian surat pemberitahuan ini kami
sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 12 Mawar Mekar
Ttd,
Rohmat, S.Pd
F.Contoh surat Formal
Bekasi,15
November 2014
Sodaraku Dimas
Sokaraja Tengah
Banyumas
Assalammu’alaikum
Wr.Wb.
Hallo Mas apa
kabar kamu baik – baik saja kan?Aku sekeluarga di Bekasi dalam kondisi sehat
wa’alfiat.Mudah – mudahan kabarmu baik juga seperti kabarku disini.
Lebaran tahun
depan 2015 aku akan pulang kampung mas bersama keluargaku di bekasi karena
keluargaku yang di bekasi ada acara hajatan (nikahan kakak sepupuh) tolong
kabarin keluargaku juga yang di kampung mas supaya mereka pada tahu kalau tahun
depan ada acara hajatan (nikahan).sudah dulu mas nanti aku kabarin lagi.
Sekian dulu
surat dariku kapan – kapan kalau ada kesempatan kita sambung lagi ya
suratnya.Balasan surat darimu sangat kutunggu sekali,salam hangat Didit.
Sahabatmu,
Didit
Purnomo